Portal de Recepción de Documentos
El Portal de Recepción de Documentos es una interfaz donde los clientes pueden recibir documentos electrónicos emitidos a su nombre desde cualquier plataforma de facturación electrónica, incluyendo otras dependencias de la suite The Factory HKA (ERP, TFHKA, HKAPP) de forma segura.
Su función más importante es que automatiza todo el proceso de gestionar, agrupar y validar automaticamente los documentos electrónicos de carácter fiscal que llegan a una cuenta de correo designada por el usuario para recibir los comprobantes de pago electrónico donde es adquiriente de productos o servicios.
De esta manera, los profesionales de administración, contabilidad, los analistas de compras o encargados de realizar las labores de gestios de compras y cuentas por pagar disponen de una herramienta que les facilita el trabajo. Ya no deben recorrer su computador y las cuentas de correo para recopilar, descargar, guardar, ordenar, catalogar y revisar manualmente los comprobantes de pago electrónico recibido. Con esta herramienta el listado de CPEs se alimenta automaticamente desde la cuenta de correo gestionada, se valida ante el ente fiscal y se mantiene disponible desde la nube d internet, pudiendo ubicar y consultar los documentos desde cualquier computador con acceso a internet.
- · Perfil del Usuario
Esta pantalla muestra la información general del cliente como usuario del sistema.
- · Datos de la Empresa
Esta pantalla muestra el detalle de la información de la empresa a la que corresponde el usuario que está utilizando el sistema, esta información no es editable.
- · Beneficios
o Agiliza los procesos de cuentas por pagar.
o Centraliza la recepción de FE desde varios emails de recepción.
o Obtener la validez ante SUNAT de las FE recibidas.
o Inspeccionar el contenido de la Representación impresa entregada por el proveedor vs lo que informa el Archivo XML de la FE en sí.
o Optimiza la gestión y comunicación con Proveedores, permitiéndoles conocer en cada etapa el estado administrativo de aceptación o pago de sus facturas emitidas.
o Agregar Información Adjunta a las facturas recibidas, para soportes y gestiones de pago.
o Gestionar los documentos con estados administrativos personalizables al proceso de cada empresa.
o Etiquetas para la identificación de documentos.
o Control de recursos utilizados.
- · Inicio
Reporte Gráfico en la pantalla inicial con el total de documentos recibidos, total de proveedores cargados y el total de espacio utilizado
- · Documentos
Listado de documentos: Muestra los documentos recibidos, se actualiza automáticamente, dispone de filtro de búsqueda, actualización de estatus SUNAT, y descargar de listado en Excel.
Acciones:
Ver documento y descargar XML.
o Vista de Documentos: Ver documentos Muestra los datos que identifican el documento y el detalle del mismo.
o Representación Gráfica
o Adjuntos
o Metadatos (Asignar etiqueta)
o Gestión (Asignar Estado)
- · Proveedores
La pantalla de Proveedores muestra un listado completo con los siguientes datos de sus proveedores registrados.
o R.U.C
o Razón social
o Teléfono
o Correo electrónico
o Estatus
o Acciones
o Nombre comercial
Así mismo permite la carga masiva y registro individual de los proveedores.
Carga Masiva de Proveedores: Permite registrar varios proveedores a través de la carga de un archivo tipo .csv con la estructura correspondiente.
Nuevo Proveedor: A través de esta pantalla se registra el proveedor completando la información solicitada.
- · Configuración
Email Muestra el listado de los correos registrados, mostrando los siguientes datos:
o R.U.C
o Email
o Servidor (imap.gmail.com)
o Puerto IMAP (993)
o Cifrado (SSL)
o Estatus (Activo – Inactivo)
o Acciones (Editar – Eliminar)
o Estos son los emails que el portal revisa periódicamente para obtener los documentos.
Así mismo permite la carga de un nuevo email
Nuevo Email: A través de esta pantalla se registran nuevas direcciones de correo completando la información solicitada.
o Datos del correo
o Datos del Servidor
o Finalizar configuración
- · Estados Personalizados
Estados de documentos: Muestra el listado de los estados que identifican los documentos, los mismos se pueden editar y eliminar y son creados y gestionados directamente por el cliente según sus requerimientos.
Ejemplo: Activo - Pendiente - Rechazado, Pagado, etc.
En la pantalla se encuentra el botón de acceso a crear los estados
Nuevo Estado: a través de esta pantalla se cargan nuevos estados, completando la información solicitada.
- · Metadatos
Muestra el listado de las etiquetas cargadas, mostrando los siguientes datos
o Tipo
o Código
o Descripción
o Valores
o Activo
o Usuario
Nuevo Metadato: A través de esta pantalla se registran nuevas completando la información solicitada, estas etiquetas se refieren a categorías que se le asignan a los documentos según el criterio del cliente para posteriormente aplicarlos en los filtros de búsqueda según corresponda.
- · Espacio Ocupado
Muestra un reporte gráfico del espacio ocupado según los documentos recibidos, calculado adjuntos, XML, PDF, etc.
