Manual de Uso - Portal de Emisión

¿Cómo obtengo mi usuario?

- Accede a la URL:

https://demofactura.thefactoryhka.com.pe/

- Haz clic en Registrarse

- La página te dirigirá a la sección de registro

- Si ya tienes una cuenta en ambiente demo,

haz caso omiso de esta información

¿Cómo me registro?

Para registrar un nuevo cliente, llena los

campos indicados:

- Nombre o Razón Social

- Nombre de Usuario.

- Correo electrónico

Debes ingresar una dirección de email válida,

pues por correo se enviará la contraseña para

ingresar al sistema

- No coloques información en la sección

Clave de Distribuidor. Este campo debe ir

vacío

- Presiona Aceptar. Aparecerá una Ventana

indicando que la clave de distribuidor no es

válida. Presiona Aceptar nuevamente.

- Si ya tienes una cuenta en ambiente demo,

haz caso omiso de esta información

Si tu email es válido, recibirás en tu buzón un correo con las credenciales de

acceso al portal de emisión.

Si ya tienes una cuenta en ambiente demo, haz caso omiso de esta información.

¿Cómo ingreso al portal de emisión?

- Ingresa a la URL inicial y en el formulario,

coloca el usuario y contraseña enviados

al correo que utilizaste para tu registro.

- Haz clic en Ingresar

- Recuerda, la URL del portal de emisión en

Demo es:

https://demofactura.thefactoryhka.com.

pe/

Inicio

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Esta es la página principal del portal de facturación electrónica, donde a simple vista podrá obtener información sobre su cuenta, así como también contiene accesos directos a

algunas funcionalidades del portal.

Información de la Cuenta

Esta sección muestra los siguientes datos de interés:

• Fecha en curso
• Usuario: nombre del usuario que está iniciando la sesión
• Vigencia de su paquete: Duración del paquete de folios, expresando las fechas de inicio y fin de vigencia del mismo
• Folios: Cantidad de folios adquiridos, indicando la cantidad de folios comprados, utilizados y disponibles

Accesos Directos

Son botones que le dirigirán a diversas funciones del portal de manera rápida. Estas funciones son:

• Nuevo Documento: le llevará a la sección para generar un documento o comprobante electrónico, a saber:
  • Factura
  • Boleta de Venta
  • Nota de Crédito
  • Nota de Débito
  • Comprobante de Retención
  • Comprobante de Percepción
• Lista de Documentos: le llevará al listado de documentos emitidos, puntualmente al día y mes en curso
• Reportes: le llevará a la sección de emisión de reportes
• Comunicaciones de Baja: le llevará a la sección para emitir una comunicación de baja
• Reversiones: le llevará a la sección para emitir una reversión de comprobante

Tipo de cambio dólar

En este recuadro podrá editar el tipo de cambio de dólar que usará durante sus operaciones del día en curso

Vistas rápidas: Reportes e Información de Comprobantes

Existen dos vistas rápidas dentro de la sección Inicio. Estas son:

Estadísticas y reportes de comprobantes

En esta sección dinámica podrá apreciar inmediatamente la cantidad total de documentos hechos y la cantidad en detalle por cada tipo de documento electrónico, filtrando por mes o de manera general

Información de monto de comprobantes

Esta sección permite la generación de una gráfica de curvas o barras, que le permitirá ver cómo fluctúan las ventas en el tiempo. Dicha gráfica es dinámica y puede utilizar los siguientes filtros para su generación:

• Gráfica por: Tipo de documento para la generación de la gráfica
• Estado: Estatus del documento ante el ente validador
• Documentos en: Moneda de pago en la que fue generado el documento
• Gráfica como: Tipo de gráfica
• Seleccione año: Periodo para el que se generará la gráfica

Configuraciones

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En esta sección podrá realizar las configuraciones de rigor para el uso de su portal de emisión

Mi Cuenta

Esta sección permite configurar los siguientes parámetros:

Datos Fiscales

Podrá configurar los datos que aparecen en su ficha RUC, tal como el nombre o razón social, nombre comercial, número de RUC. De igual manera, podrá configurar los datos de su domicilio fiscal Nuevo Usuario - Completa la información obligatoria en la sección Fiscales: - Nombre/Razón Social - Nombre Comercial - Número de RUC - Presiona Actualizar información para guardar los datos

Edita la información de tu empresa en la columna derecho. Para guardar, presiona Actualizar información

- Edita la dirección de tu empresa en la columna derecho. Para guardar, presiona Actualizar dirección

Series

Podrá crear las series para sus documentos electrónicos, siguiendo los lineamientos que establece SUNAT para el formato de este parámetro.

¿Cómo crear las series?

Nos dirigimos a: Configuraciones➜Mi Cuenta➜Series➜Nuevo Registro

- Se habilitará una Ventana en la que deberás indicar los datos necesarios para crear las series:

- Selecciona el tipo de documento.

- Llena el campo Serie. Recuerda, debe iniciar con F para documentos relacionados a Factura y con B para documentos relacionados a Boleta

- Indica el folio inicial. Si es una serie nueva, inicia con el número uno (1).

- Selecciona el tipo de asignación. Para el uso de portal SIEMPRE SERÁ AUTOMÁTICA.

- Para los documentos de contingencia, tilda la casilla correspondiente. La serie debe ser numérica obligatoriamente.

- Presiona Aceptar para guardar los cambios.

¿Cómo Asociar folios a usuarios secundarios del portal?

- para que un usuario secundario haga uso de la serie generada, se tiene que asociar foliaturas

- Colocamos el usuario al que le queremos dar acceso a generar con dicha serie , seleccionamos la serie y damos clic en el botón “Asociar”

Logotipo

• Puedes colocar un logotipo para tus representaciones impresas. Para ello, haz clic en la sección Logotipo.
• Presiona Seleccionar Imagen y ubica en tu computadora la imagen de tu preferencia.
• Las dimensiones deben ser 400x350 pixeles
• El tipo de archivo puede ser JPG, PNG o GIF
• El tamaño máximo debe ser de 1MB
• Cargado el logotipo, aparecerá en la sección como una vista previa. Presiona Guardar para salvar los cambios.
• Si deseas cambiar el logotipo, presiona Cambiar imagen y repite el proceso.
• Para quitar el logotipo, presiona Borrar.

* Recuerda que si borras tu logotipo, los documentos saldrán sin imagen

Actualizar Contraseña

Permite modificar la contraseña actual para ingresar al Portal de Facturación Electrónica

Funcionalidades

En esta opción usted podrá activar funcionalidades que le facilitarán algunas tareas

• Precio con IGV: Al capturar el precio en la sección de productos este por defecto incluirá el IGV y al seleccionarlo en generar factura realizará los cálculos para obtener el precio sin IGV

• Truncamiento importe e IGV: Activa el truncamiento de los valores de importe y monto igv por ítem

• Número de placa del vehículo: Activa un campo de texto en el formulario de productos

Plantilla de Emisión

En esta opción usted podrá incluir información predeterminada a la plantilla de facturación, la misma corresponde a aquella que se considere no variable y que debía ser completada en cada emisión por lo cual podrá ahorrar tiempo y disminuir el margen de error en sus documentos.

Correo Electrónico

En esta opción podrá configurar los datos de su correo electrónico y así identificar los envíos que haga desde su lista de documentos

Dispositivos

Esta opción le permitirá configurar los dispositivos de facturación portátil en los que use nuestro portal o HKAPP

Catálogos

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Clientes

En esta opción usted podrá cargar la información de sus clientes, esta carga se puede hacer de forma unitaria o masiva

• Carga unitaria:

- Haz clic en Nuevo Cliente

- Selecciona el tipo de documento de identidad de

la lista.

- Digita el número del documento de identidad.

Ahora cuenta con una funcionalidad de búsqueda.

- Si el cliente esta registrado en la SUNAT, presiona

el ícono de LUPA y se consultará la base de datos

de la SUNAT, trayéndose los demás datos del

cliente registrado ante la SUNAT.

- Si no aparece en la búsqueda lo puedes llenar

manualmente. Escribe el nombre o razón social

de tu cliente; selecciona el país. Si el país es

Perú, el resto de los valores lo puedes seleccionar

de listas. En caso contrario, deberás llenarlos.

Selecciona el departamento, provincial y distrito;

Digita el UBIGEO y escribe la dirección.

- Si deseas enviar un correo con la información del

documento electrónico, activa la casilla de

notificaciones y escribe el correo electrónico de

tu cliente

- Digita el número telefónico.

- Presiona Aceptar para guardar los cambios.

Campos con asterisco (*) son obligatorios

Complete la información solicitada (Tipo de documento de identificación, Número de documento de identificación, Nombre o razón social, País, Departamento, Provincia, Distrito, Ubigeo, Dirección, Notificaciones, Teléfono) Una vez completada la información presione el botón "Aceptar"

• Carga Masiva:

¿Qué necesito para iniciar?

● Credenciales de acceso del ambiente en el cual se hará la carga

masiva de datos

● Tener instalados los siguientes programas:

○ Excel

○ Notepad++

Formatos de Carga:

Tenga los datos de los clientes a cargar masivamente en un archivo .CSV con la siguiente estructura:

The Factory HKA||6||20550728762||PE||DEPARTAMENTO LIMA||LIMA||LIMA||150122||Calle Bolívar 270 Oficina 104, Miraflores, Lima - Peru||5117193650||SI||thefactoryhka@thefactoryhka.com

Descripción de cada campo separados por doble pipe (||):

Razón Social *|| Tipo del Documento *|| Numero del Documento *|| País|| Departamento|| Provincia|| Distrito|| Ubigeo|| Dirección|| Teléfono|| Notificaciones|| Email

Los campos requeridos son los que se muestran con asterisco (*).

Cada valor separado en base a doble pipe (||), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio, se debe dejar el espacio vacío entre doble doble (||||).

El limite para la carga masiva por archivos es de 1000 registros.

¿Cómo inicio?

Abre un nuevo documento en Excel y llena cada columna con los datos que indica el portal.

Si tienes datos vacíos entre columnas o al final, deja la columna vacía.

Ejemplo:

NOTA IMPORTANTE

Para el campo PAÍS, deberá colocarse el código del país de domicilio del cliente

La información del departamento deberá estar acompañada por la palabra DEPARTAMENTO

Los datos de las secciones PAÍS, DEPARTAMENTO, PROVINCIA, DISTRITO y

NOTIFICACIONES siempre deberán ir en mayúsculas.

¿Cómo inicio?

Guarda el archivo como tipo CSV (delimitado por comas, *.csv) y cierra el documento.

Abre el archivo ahora con la aplicación Notepad++ y verás cómo los campos están separados por el caracter ‘;’

Reemplaza el caracter ‘;’ por ‘||’ (doble palote); recordando que entre columnas vacías debe incluirse 2 veces. Si

aparecen muchos ‘;’ al final del documento y sin información, éstos deberán ser borrados.

Una vez hechos los cambios, guarda el archivo.

Regresa al portal y presiona el botón

Presiona Examinar y ubica el archivo en tu computador.

Si el formato está correcto o si hay errores, el portal te notificará. Para salir de la carga masiva, presiona Ok; para

seguir cargando archivos, presiona Actualizar.

Podrás ver los clientes cargados en tu catálogo.

¡Puedes comenzar a facturar!

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Productos

En esta opción usted podrá cargar su catálogo de productos de forma unitaria y masiva

• Carga unitaria:

- Haz clic en Nuevo producto

- Escribe la descripción del producto o

servicio. Tienes 250 caracteres como

máximo

- Digita el valor unitario del producto, sin

impuestos. Si activas la función Precio

con IGV, coloca el precio del producto

con impuesto incluido en la casilla

- Si tu producto tiene un Código interno,

colócalo en la casilla correspondiente

- Selecciona la unidad de medida. Debes

crearla previamente

- Si manejas Código SUNAT o GS1 para tu

producto, usa la casilla correspondiente.

Recuerda que el Código SUNAT depende

de un catálogo y no acepta valores fuera

de éste. Digita al menos 3 números y el

sistema te sugerirá los valores que

coincidan.

- Presiona Aceptar para guardar el

producto

Complete la información del producto (Descripción del producto o servicio, valor unitario, Unidad de medida, Número de placa del vehículo, Código PLU SUNAT, Código de producto GS1, Tipo de impuesto)

Una vez completada la información presione el botón "Aceptar"

• Carga Masiva:

¿Qué necesito para iniciar?

● Credenciales de acceso del ambiente en el cual se hará la carga

masiva de datos

● Tener instalados los siguientes programas:

○ Excel

○ Notepad++

Formatos de Carga

Tenga los datos de los productos a cargar masivamente en un archivo .CSV con la siguiente estructura ejemplo:

Facturación Electrónica||100||FEL-PERU||NIU||||||||

Descripción de cada campo separados por doble pipe (||):

Descripción del producto o servicio *|| Valor unitario o Precio con IGV *|| Código del producto|| Unidad de medida *|| Tipo de impuesto|| Numero placa de vehículo|| Código PLU Sunat|| Código GS1

Ingrese en tipo de impuesto:

1000 = Gravado

9996 = Gratuito

9997 = Exonerado

9998 = Inafecto

9995 = Exportación

Los campos requeridos son los que se muestran con asterisco (*).

Cada valor separado en base a doble pipe (||), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio, se debe dejar el espacio vacío entre doble doble (||||).

El limite para la carga masiva por archivos es de 1000 registros.

¿Cómo inicio?

Abre un nuevo documento en Excel y llena cada columna con los datos que indica el portal.

Si tienes datos vacíos entre columnas o al final, deja la columna vacía.

Ejemplo:

Guarda el archivo como tipo CSV (delimitado por comas, *.csv) y cierra el documento.

Abre el archivo ahora con la aplicación Notepad++ y verás cómo los campos están separados por el caracter ‘;’

Reemplaza el caracter ‘;’ por ‘||’ (doble palote); recordando que entre columnas vacías debe incluirse 2 veces, así

como al final de cada columna. Si aparecen muchos ‘;’ al final del documento y sin información, éstos deberán ser

borrados.

Una vez hechos los cambios, guarda el archivo.

Regresa al portal y presiona el botón

Presiona Examinar y ubica el archivo en tu computador.

Si el formato está correcto o si hay errores, el portal te notificará. Para salir de la carga masiva, presiona Ok; para

seguir cargando archivos, presiona Actualizar

Podrás ver los productos cargados en tu catálogo.

¡Puedes comenzar a facturar!

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Usuarios del Sistema

En esta opción podrá visualizar los datos de todos los usuarios autorizados para utilizar el portal, estos permisos son otorgados por el administrador o usuario principal para funciones que debe especificar y las cuales son modificables sólo por el administrador.

- Puedes crear usuarios para los

contadores o cajeros de tu empresa, o

incluso tus compradores habituales

- Haz clic en Nuevo usuario del sistema

- Coloca el nombre del Usuario y su

contraseña

- Escribe el nombre y apellido de la

persona que usará la cuenta

- Escribe su correo electrónico

- Selecciona el tipo de usuario: portal o

receptor

- Puedes asignar privilegios o permisos a

un usuario portal, mientras que el

usuario receptor solo podrá ver los

documentos emitidos a su razón social

- Presiona Aceptar para guardar los

cambios.

Los datos a completar son los siguientes:

Nombre

Correo Electrónico

Tipo de Usuario

Permisos

• Catálogos

  Clientes

  Productos

  Usuarios del sistema

  Unidades de medida

  Cajas registradoras

  Campos Adicionales

  Clientes / Proveedores

  Sucursales

• Comprobantes

  Emisión

  Resúmenes

  Comunicación de baja

  Reportes

  Reversiones de Comprobantes

  Nuevo Documento/Comprobante

  Nuevo Resumen de Boletas

  Nueva Comunicación de Baja

  Nueva Reversión de Comprobantes

  Guías de Remisión

  Nueva Guía de Remisión

  Observaciones

• Configuraciones

  Mi cuenta

  Actualizar contraseña

  Funcionalidades

  Plantillas de Emisión

  Correo Electrónico

  Dispositivos

• Más

Bitácora

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Unidades de Medida

En esta opción encontrará disponible la tabla de unidades de medida internacional que le facilitará la carga de sus productos, de igual forma puede cargar las que considere necesaria completando la información solicitada.

- Tus productos deben estar asociados a una unidad de medida, de manera obligatoria.

- Dichas unidades están tipificadas en un catálogo provisto por la SUNAT. Identifica la unidad de medida que más se ajusta a tu producto

- Coloca una descripción para facilitar su identificación

Unidad de medida, Código medida, Descripción de la unidad de medida.

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Cajas Registradoras

En esta opción encontrará el listado de cajas o dispositivos portátiles asociados a su usuario así como la opción de incluir alguna nueva completando la información solicitada (Número de Serial, Correo Electrónico)

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Campos Adicionales

En esta opción podrá crear los campos que considere necesarios para complementar la información de sus documentos, los mismos aparecerán reflejados en la tabla principal de esta sección así como en la plantilla de emisión de documentos

Para crear un campo nuevo complete la información solicitada (Tipo de campo, Código del campo, Descripción del Campo, Valores del campo (ejemplo, así como seleccionar si el campo estará activo en la plantilla.

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Clientes/Proveedores

En esta opción podrá visualizar y cargar la información correspondiente a sus proveedores completando los datos solicitados (Tipo de documento de identificación, Número de documento de identificación, Nombre o razón social, País, Departamento, Provincia, Distrito, Ubigeo, Dirección, Urbanización o zona)

Una vez completada la información presione el botón "Aceptar"

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Sucursales

En esta opción tendrá disponible el listado de sucursales de su empresa, el sistema le creará automáticamente la sucursal 0000 (Casa Matriz) usted debe crear todas las sucursales de su empresa con su código, lo que le permitirá filtrar la información de los usuarios y reportes de acuerdo a la sucursal asociada.

De igual forma podrá asociar las sucursales a los usuarios del sistema, permitiendo con está opción que cada usuario visualice sólo la información correspondiente a la sucursal en la que trabaja.

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Comprobantes

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Emisión

En esta opción podrá visualizar el listado de documentos según su tipo, día, mes y año de emisión, así como un botón de acceso para emitir un nuevo documento.

Resúmenes

Listado de resúmenes de documentos emitidos según (Fecha de resumen, fecha de documentos, Identificar, Estado y documentos) para su posterior envío masivo.

Comunicación de Baja

Esta opción le permite dar de baja a un documento electrónico que presente algún error o que no deba ser presentado por alguna razón, seleccionándolos a través de la opción buscar, según el tipo o número de documento, así como visualizar el listado de documentos que han sido dados de baja.

Reportes

En esta opción podrá definir los parámetros de información que requiere para un reporte especifico, así como el tipo de archivo( Excel, CSV) que requiere que se genere.

Reversión de Comprobantes

Aquí podrá revertir las bajas dadas a los documentos, sea que se haya hecho por error involuntario cualquier otra, en esta opción podrá revertir la baja para que el documento sea presentado ante la SUNAT.

Observaciones

En esta opción podrá definir los parámetros para hacer un reportes de documentos y visualizar las observaciones de los mismos.

Más

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Bitácora

Aquí podrá visualizar las conexiones de los usuarios, especificando (Fecha, Usuario, Adscrito, Rol, Acción, Módulo, IP)

Salir

Opción para el cierre de sesión

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