Preguntas Frecuentes

En esta sección encontrará las preguntas más habituales en relación a nuestros productos y servicio, o alguna temática en particular

¿Qué es un folio?

Un folio es la numeración individual de cada documento, donde cada documento tiene una serie y número que lo identifica y diferencia de los demás documentos. Se podría decir que es el identificador de un documento electrónico.

¿Cuándo se consumen los folios?

Los folios se consumen con cada envío de documentos electrónicos. Para el envío individual de documentos, se resta un folio por cada documento enviado. Para el envío de resúmenes de boleta, se restarán tantos folios como documentos existan dentro del resumen más el envío del propio resumen. Inclusive, hacer una comunicación de baja o una reversión consume folios.

¿Cómo reportar un inconveniente a The Factory HKA?

-       Ambiente Producción: Enviar un correo a la bandeja [[1]]

-       Ambiente Demo: Enviar un correo a la bandeja [[2]]

Condiciones mínimas para la revisión de su caso:

1.- En el asunto de correo deben indicar:

              1.1- Ruc de la empresa

              1.2- Razón social de la empresa

              1.3- Breve descripción del inconveniente

2.- En el cuerpo del correo una explicación detallada de lo sucedido

3.- Adjuntar las evidencias según corresponda:

              3.1.- Cliente portal: adjuntar imágenes de todas las acciones realizadas antes de obtener el inconveniente, así como la imagen del error obtenido.

              3.2.- Cliente Robot/DLL: adjuntar archivo el/los TXT, LOG del robot y/o archivo TXT respuesta (o una imagen donde se aprecie el error retornado por nuestro servicio).

              3.3.- Cliente WebService: adjuntar el/los archivos Request que presentan algún inconveniente e indicar la respuesta de nuestro servicio ante cada Request adjunto (response).

Una vez realizados estos pasos, le asignaremos un numero de incidencia y su caso será revisado por un especialista.

                             

¿Cuándo emitir una comunicación de baja?

Si después de emitido y aceptado el documento electrónico, éste contiene algún error (como por ejemplo, el RUC del cliente es incorrecto) y tiene menos de 7 días calendarios de generado, se puede anular mediante una Comunicación de Baja.

¿Qué documentos se anulan con una comunicación de baja?

Las Comunicaciones de Baja se aplican sobre los documentos:

• Factura Electrónica
• Boleta de Venta Electrónica
• Nota de Crédito Electrónica
• Nota de Débito Electrónica

NOTA: Si la Boleta de Venta Electrónica fue enviada por medio de un Resumen Diario, éste debe estar aceptado antes de poder generar la Comunicación de Baja.

¿Puedo emitir un documento con fecha anterior a la actual?

Sí. Cuentas con una ventana de tiempo de hasta 7 días calendarios (con respecto a la fecha en curso) para enviar un documento electrónico. Si deseas emitir un documento con fecha anterior desde el Portal de Emisión, solicita más información a tu Consultor de Negocios.

¿Cuáles son los plazos de emisión de los documentos electrónicos?

• Factura Electrónica y Notas asociadas: Hasta 7 días calendarios
• Boleta de Venta Electrónica y Notas asociadas enviadas individualmente: Hasta 5 días calendarios
• Boleta de Venta Electrónica y Notas asociadas enviadas por Resumen Diario: No hay límite de fecha
• Guía de Remisión Electrónica: Hasta 7 días calendarios
• Comprobante de Retención Electrónico: Hasta 7 días calendarios
• Comprobante de Percepción Electrónico: Hasta 7 días calendarios
• Comunicación de Baja: Hasta 7 días calendarios
• Reversión de Comprobantes: Hasta 7 días calendarios

¿Qué es el certificado digital?

Un Certificado Digital consta de una pareja de claves criptográficas, una pública y una privada, creadas con un algoritmo matemático, de forma que aquello que se cifra con una de las claves sólo se puede descifrar con su clave pareja. El certificado digital permite la firma electrónica de documentos, por lo que el receptor de un documento firmado puede tener la seguridad de que éste es el original y no ha sido manipulado y el autor de la firma electrónica no podrá negar la autoría de esta firma.

Para el envío de documentos electrónicos, puedes usar un certificado propio para realizar la firma de los archivos XML, o puedes autorizar a The Factory HKA (a través del portal SOL) para que realicemos la firma de los documentos electrónicos. Puedes revisar cómo asociar a The Factory HKA en el artículo ¿Cómo vincular a The Factory HKA como PSE?

¿Puedo reutilizar un mismo correlativo?

Si envías tus documentos por medio de nuestro servicio OSE, sí es posible reutilizar un correlativo. Las condiciones para ello son:

• El documento fue rechazado
• Se corrige la causa del rechazo
• Se reenvía al OSE el documento con el mismo correlativo

¿Cuándo emitir una reversión de comprobante?

Si después de emitido y aceptado el comprobante electrónico, éste contiene algún error (como por ejemplo, el RUC del cliente es incorrecto) y tiene menos de 7 días calendarios de generado, se puede anular mediante una Reversión de Comprobante.

¿Qué documentos se anulan con una reversión de comprobante?

• Comprobante de Retención Electrónico
• Comprobante de Percepción Electrónico

¿Cómo puedo anular una Guía de Remisión Electrónica?

Las Guías de Remisión generadas desde el SEE - Portal SOL, son las únicas que pueden anularse. Para ello, dicha anulación debe hacerse desde el Portal SOL.

Las Guías de Remisión Electrónicas generadas desde el SEE - Sistemas del Contribuyente no pueden anularse directamente. Es necesario que se genere una nueva Guía de Remisión que haga referencia a la anterior, para que sea sustituida.

¿Cómo crear una nueva serie?

Para crear una nueva serie, ingresa al Portal de Emisión de The Factory HKA con tu usuario y contraseña. Dirígete a la sección Configuraciones> > Mi Cuenta >> Series y haz clic en el botón Nuevo Registro. Se habilitará un formulario donde deberás indicar:

• Tipo de Documento
• Serie
• Correlativo inicial
• Tipo de Asignación (Automática o Manual)

Recuerda que la asignación automática es para uso del portal, mientras que la manual es para uso del servicio.

¿Cómo crear una serie de contingencia?

Para crear una nueva serie de contingencia, ingresa al Portal de Emisión de The Factory HKA con tu usuario y contraseña. Dirígete a la sección Configuraciones> > Mi Cuenta >> Series y haz clic en el botón Nuevo Registro. Se habilitará un formulario donde deberás seleccionar la opción Documento de Contingencia e indicar:

• Tipo de Documento
• Serie (obligatoriamente numérica)
• Por defecto, el Tipo de Asignación es Manual

¿Cómo puedo registrarme en el ambiente de pruebas?

Ingresa a la URL https://demofactura.thefactoryhka.com.pe/login y haz clic en el botón Registrase. Indica tu RUC y una dirección de correo electrónico válido, valida el Captcha y presiona el botón Continuar.

Nuestro portal consulta los datos con SUNAT. Si acaso no se autocompletan los datos, puedes llenarlos de forma manual.

Una vez completados los datos, recibirás los datos de ingreso en el correo electrónico indicado anteriormente.

Consulta de documentos PSE (público)

Disponemos de un portal público para la consulta de aquellos documentos que se han emitido desde nuestros productos. Para validar los datos de algún documento, consulta en la siguiente URL: https://factura.thefactoryhka.com.pe/consultadocumentos

Consulta de documentos OSE (público)

Disponemos de un portal público para la consulta de aquellos documentos que se han validado por nuestro OSE. Para verificar los datos de algún documento, consulta en la siguiente URL:https://consultaose.thefactoryhka.com.pe/